Een PowerPoint vertalen zonder de opmaak te slopen

Een PowerPoint document vertalen werkt het beste wanneer je het bestand aanlevert bij een vertaalbureau dat opmaak, terminologie en context in één workflow beheert, niet wanneer je tekst uit slides haalt en er los weer in plakt. Die keuze bepaalt of je na de oplevering een presentatie terugkrijgt die je direct kunt tonen, of een bestand waar je twee avonden aan mag sleutelen voordat de dia's weer recht staan.

De meeste presentaties sneuvelen niet op slechte zinnen. Ze sneuvelen op de laag eronder: uitgerekte tekstkaders, een grafiek waarvan de labels nog in het Nederlands staan, een sprekersnotitie die iemand is vergeten, en een slogan die in het Engels klonk als een belofte en in het Nederlands klinkt als een mededeling.

Waarom een ppt-vertaling meer is dan tekst vervangen

Een slide is een ontwerp met daarin tekst geparkeerd. Die twee zijn in het bestandsformaat met elkaar verweven: elk tekstkader heeft een vaste afmeting, een vast lettertype en een vast aantal regels waarvoor het is getekend. Zodra de tekst langer wordt, duwt hij tegen die grenzen aan.

Nederlands gedraagt zich daar verraderlijk in. Engels is compact en leunt op korte werkwoorden. Duits en Frans zijn vaak juist langer waar het Nederlands korter is, en andersom. Een Engelse kop van drie woorden wordt in het Nederlands vier woorden, en de dia waar hij op staat is gebouwd op drie.

Daar komt de laag bij die niemand noemt: de automatische aanpassingen in het programma zelf. Een tekstvak dat op "automatisch aanpassen" staat krimpt de letters tot ze niet meer leesbaar zijn vanaf de achterste rij. Een tabel die net paste, loopt bij de derde kolom. De presentatie blijft technisch intact en is tegelijk onbruikbaar.

Microsoft beschrijft in zijn ondersteuningsdocument over het vertalen van een presentatie hoe je een presentatie in de applicatie zelf door een vertaalfunctie haalt. Dat is een eerlijke afbakening: het vervangt tekst, het bewaakt geen terminologie, en het herontwerpt geen dia's die na de vertaling niet meer passen.

Het verschil tussen een vertaalde dia en een werkende dia

Een vertaalde dia heeft de juiste woorden. Een werkende dia heeft de juiste woorden op de juiste plek, in de juiste lengte, met dezelfde visuele hiërarchie. Dat tweede is handwerk, en het gebeurt bij het opmaken van het bestand, niet bij het vertalen van de tekst.

Hoe een presentatie technisch door de vertaalmolen gaat

De moderne werkwijze loopt via het bestandsformaat zelf. Een pptx is in de kern een archief met daarin losse XML-bestanden: één voor elke dia, één voor de notities, één voor het thema, en een reeks relatiebestanden die bijhoudt welk tekstblok bij welke vorm hoort. Een vertaalprogramma leest die structuur uit en haalt alleen de tekst eruit, terwijl de opmaak op zijn plek blijft staan.

Dat is de reden dat een presentatie überhaupt professioneel te vertalen valt zonder dat iemand de dia's opnieuw hoeft te tekenen. De tekst gaat eruit, de vorm blijft. Na de vertaling gaat de tekst er weer in, op dezelfde plek, en het bestand wordt opnieuw opgebouwd.

De tweede technische laag is het vertaalgeheugen. Elke goedgekeurde zin wordt opgeslagen naast de bronzin. Bij de volgende presentatie met dezelfde terminologie stelt het systeem de eerdere keuze voor. Wij combineren AI-gestuurde vertaaltechnologie en translation-memory software met native menselijke vertalers en revisie, zodat dezelfde term in elke slide terugkomt. Bij een reeks presentaties over hetzelfde product maakt dat het verschil tussen een consistente lijn en een lappendeken.

Er hangt wel een prijskaartje aan de opbouw van zo'n geheugen. Wat een vertaling per document kost, hangt sterk af van hoeveel voorbereidend werk er nodig is voordat de eerste zin vertaald is. Wil je daar een realistisch beeld van, dan is het de moeite waard om te lezen wat een vertaling per document kost en welke factoren dat bedrag opdrijven.

Wat er met de vormgeving gebeurt tijdens het vertalen

De vormgeving blijft in het bestand staan, maar niet elke vormgeving verdraagt een langere tekst. Kaders zonder vaste afmeting groeien mee. Kaders met een vaste afmeting niet. Wie zijn presentatie aanlevert met tekstvakken die op automatisch verkleinen staan, krijgt na de vertaling dia's terug waarop de tekst wel klopt en de leesbaarheid verdwenen is.

Van aanlevering tot opgeleverd bestand: de werkwijze die opmaak spaart

De volgorde waarin je presenteert, is zelden de volgorde waarin je laat vertalen. Een goede werkwijze draait dat om en zet de voorbereiding vooraan.

1. Lever het bronbestand aan in pptx, niet als pdf en niet als losse schermafbeeldingen. Alleen het originele bestand draagt de volledige structuur.
2. Geef de doelgroep, het doel en de doelmarkt mee. Een presentatie voor een technisch publiek in België vraagt andere formuleringen dan dezelfde dia's voor een managementpubliek in Nederland.
3. Lever de terminologielijst aan: productnamen, functietitels, vaste formuleringen en namen die niet vertaald mogen worden.
4. Laat de vertaler werken in het vertaalgeheugen, zodat elke terugkerende term dezelfde vertaling krijgt.
5. Laat reviseren door iemand die het vakgebied kent, niet alleen de taal.
6. Controleer het opgeleverde bestand op opmaak voordat je het doorstuurt, met dezelfde blik als waarmee je het zou presenteren.

Die zes stappen staan in een vaste orde omdat elke stap de volgende goedkoper maakt. Wie stap twee overslaat, betaalt dat terug in stap vijf. Klanten worden direct geholpen door ervaren projectmanagers die met native vertalers samenwerken, en dat is precies de rol die deze volgorde bewaakt: één aanspreekpunt dat de aanlevering, de planning en de revisie op elkaar afstemt.

De oplevering zelf is meestal een pptx met dezelfde bestandsnaamstructuur als het origineel, plus een overzicht van de gebruikte terminologie. Dat overzicht is achteraf meer waard dan het lijkt. Bij de volgende presentatie is het je startpunt in plaats van je vraagstuk.

Overigens begint het denken over een presentatievertaling niet bij de dia's. Het script draagt de argumentatie en de dia's dragen de samenvatting ervan; wie dat omdraait, laat de vertaler een verhaal reconstrueren dat nooit is opgeschreven. Daar gaat waarom het script de vertaling is en niet de slides uitgebreider op in.

De fouten die het meest voorkomen bij het vertalen van slides

De duurste fout is ook de meest onschuldige: de presentatie aanleveren als pdf. Een pdf ziet er precies zo uit als het bestand dat je wilt hebben, en dat is het probleem. De structuur is eruit, dus de vertaler begint met handmatig overtypen en jij krijgt een bestand terug dat technisch klopt en opnieuw opgemaakt moet worden.

Een tweede patroon zit in de schermafbeeldingen binnen de dia's. Grafieken, softwarebeelden en diagrammen zijn vaak ingevoegde afbeeldingen. De vertaler vertaalt de dia eromheen, de cijfers en labels in de afbeelding blijven staan, en niemand merkt het tot het moment waarop de presentatie op een groot scherm staat.

Wat ook terugkomt, is terminologie die per dia verschuift. Eén dia spreekt van een "oplossing", de volgende van een "platform", de derde van een "systeem". In het Nederlands valt dat minder op dan in het Engels, tot een klant je erop wijst. Een vertaalgeheugen voorkomt het, een losse tekstvervanging niet.

De minst zichtbare fout is de toon. Een presentatie die in het Engels direct en overtuigend klinkt, wordt in het Nederlands al snel formeel en afstandelijk als de vertaler de Engelse zinsbouw volgt. Dat is geen taalfout en het is wel het verschil tussen een publiek dat meegaat en een publiek dat afwacht.

Wat de prijs betreft: een losse woordprijs zegt weinig. Wat kosten per woord echt zeggen over kwaliteit is dat een lage woordprijs met veel uren opmaakherstel erachter duurder uitvalt dan een tarief waarin die uren zitten.

De vraag die je vóór het aanleveren moet beantwoorden

Wil je dat de presentatie er precies zo uitziet als het origineel, of mag de vertaler de dia's aanpassen waar de tekst niet past? Het antwoord bepaalt hoe lang het project duurt en wat het kost. Wie die vraag openlaat, laat hem impliciet door de vertaler beslissen.

Wanneer je een presentatie laat vertalen en wanneer niet

Je laat een presentatie vertalen wanneer er iemand tegenover je zit die de taal niet leest en die een beslissing moet nemen. Verkoopgesprekken, investeerdersrondes, beursdeelnames, interne opleidingen voor een vestiging in het buitenland, en aanbestedingen waar het bestek in een andere taal is opgesteld. In al die gevallen is de presentatie een document met gevolgen.

Het loont niet wanneer de presentatie alleen door jou wordt gebruikt als geheugensteun en nooit door iemand anders wordt gelezen. Wie zijn eigen notities in het Engels wil omdat dat prettig leest, heeft geen vertaalbureau nodig.

Er zit een tussenvorm die het overwegen waard is. Presentaties die je zelf tijdens een gesprek toelicht, kun je in de brontaal laten en mondeling toelichten. Zodra het bestand echter zonder jou circuleert, bijvoorbeeld doorgestuurd naar een collega of een inkoper die het later leest, is het een document geworden en gelden de eisen van een document.

De vraag die je dan moet stellen is niet of de presentatie vertaald moet worden, maar wie hem gaat lezen. Zodra het antwoord een naam en een functie is, weet je genoeg. Wij leveren marketing- en presentatievertalingen en werken in alle vakgebieden, van techniek en medisch tot financieel en juridisch, dus de sector waarin jouw presentatie valt is zelden het obstakel. Het obstakel is bijna altijd de planning: begin twee weken voor het gesprek, niet twee dagen.